Otras maneras de gestionar la empresa

Con la situación de crisis actual, hemos visto cómo la velocidad de los cambios en los mercados se ha disparado en los últimos años como nunca en la historia. Vivimos un momento de incertidumbre absoluta. Y en este entorno es donde surgen los conceptos de ‘agile management’, procedentes de la industria del ‘software’, que se extienden a todas las industrias y departamentos.
Para analizar estas metodologías, Esade Alumni organizó el ‘webinar’ del Programa de Continuidad titulado «¿Te vas a quedar sin hacer nada en esta crisis? Agile, Scrum, Sprints, otras maneras de gestionar la empresa», a cargo de Ton Guardiet (EMBA 10), colaborador académico de Esade.

Al iniciar la sesión, Ton Guardiet preguntó a los alumni conectados cuántos años duraba una ventaja competitiva en 1920. La respuesta fue 67 años. «En 2007, 15 años y, en la actualidad, menos de 10. En este entorno, aparece el nuevo coronavirus. ¿Quién no tiene que revisar sus ventajas competitivas en el momento en el que estamos?», cuestionó Guardiet.

Pero este cambio de paradigma permite opciones y, para ello, hay que salir de la zona de miedo en la que nos bloqueamos, pasar rápidamente por la zona de aprendizaje, en la que nos planteamos qué podemos hacer, para saltar a la zona de crecimiento en la que abrimos nuevas ventanas de oportunidad. «Es en esta zona, donde la metodología Agile os puede ayudar a ver las oportunidades tecnológicas que no estamos aprovechando y nos ofrecen nuevas áreas de mejora», añadió.

Project management tradicional frente a Agile

En el project management tradicional, el objetivo final es previsible, con lo cual las fases pueden estar muy estructuradas, pero en los entornos actuales, más ambiguos y complejos, la iteración con el cliente, el concepto de lean management y la validación constante son claves para no equivocarse en el desarrollo del proyecto.
«En todos los proyectos salen obstáculos, algunos muy grandes. El problema es que, con el project management clásico, muchas veces el proyecto deja de tener sentido, mientras pasamos por las distintas fases del planteamiento, el análisis, el diseño, la programación, las pruebas… hasta llegar a la puesta en marcha se cierran oportunidades, porque el objetivo es incierto y el entorno cambiante e inesperado».

Sin embargo, con Agile, aunque el entorno sea cambiante, todo el equipo está coordinado en torno a una misión claramente definida. A partir de un planteamiento, priorizamos los requerimientos, interactuamos en todo momento y lo ponemos en marcha. El concepto Agile supone dejar de hacer proyectos orientados a los planes establecidos y optar por una orientación al valor, en la que, disponiendo de unos recursos y de unos tiempos limitados, necesitamos lograr un alcance, medible con unas métricas concretas y claras a corto plazo.
Cuando los proyectos precisan de rapidez y flexibilidad, esta metodología permite una forma distinta de trabajar y de organizarse. Porque cada proyecto se divide en partes que se completan y entregan en pocas semanas. El objetivo es desarrollar productos y servicios de calidad que respondan a las necesidades de los clientes cuyas prioridades cambian a una velocidad cada vez mayor.

Guardiet presentó los roles, los artefactos y los procedimientos de las metodologías ágiles, con sus Sprints y momentos de la verdad (MOT), así como las funciones de los product owners, los Scrum Masters y los perfiles de los equipos de alto rendimiento. Y destacó la importancia de los MOT: «Cuantos más momentos de validación con el entorno hagamos, mejor, porque en entornos cambiantes el riesgo es muy alto, las dudas son muchas y las validaciones nos dirán si seguir o abandonar. Además, un proyecto en el que hemos invertido pocos recursos y decidimos parar no es un fracaso, es un aprendizaje que nos aporta valor. En este entorno volátil, no hay fracaso: hay acierto o hay aprendizaje, pero para ello hay que gastar unos recursos determinados y focalizar dónde vamos», explicó.

El compromiso Agile supone una interacción entre personas, la orientación a productos que funcionan, la colaboración con el cliente y una actitud de respuesta al cambio. Dentro de esta metodología, el desarrollo Scrum funciona con requisitos definidos, maneja los imprevistos, ofrece el máximo valor por el esfuerzo, permite controlar el desarrollo de productos complejos e incrementa la sensación de urgencia. Scrum también se utiliza para resolver situaciones en las que no se está entregando al cliente lo que necesita, ya que un proyecto se ejecuta en ciclos temporales cortos y de duración fija (Sprints que normalmente son de 2 semanas, aunque en algunos equipos son de 3 y hasta 4 semanas). Partiendo de una reunión de planificación, se realiza un Sprint con reuniones diarias y se llega a la reunión final de revisión y retrospectiva.

Aprender practicando

Ton Guardiet presentó distintas herramientas Agile muy recomendables como Jira, Trello, Asana, Salesforce o Podio…, y aconsejó escoger según las necesidades de cada compañía y su cultura organizativa.
Ante las impresiones de la audiencia, el experto ratificó que las ventajas de Agile versus el project management tradicional son la rapidez, el dinamismo, la implicación, la flexibilidad y la orientación a resultados; sin embargo, el proceso puede ser una fuente de estrés cuando falta una cultura organizativa, así como un abandono de proyectos ante las dificultades de ejecución. Por ello, recomendó ir poco a poco para que el proceso sea agradable y poder aprender: «Debéis tener poco apego por las cosas que no funcionan, afianzar los pasos, adaptar la metodología a la cultura organizativa y al equipo, y empezar por proyectos sencillos que ya conozcáis».

Para finalizar el webinar, Guardiet puso a la audiencia conectada un ejercicio práctico: seleccionar un proyecto en curso y hacer una proyección con el project management tradicional y con una dinámica Agile.
«Vamos a intentar hacer las cosas distintas, es el momento de reinventarnos, y Agile es una buena herramienta para ello», concluyó Guardiet.

Puedes ver la sesión completa en el Content Hub.